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Corporate Governance

Bericht des Aufsichtsrats

der Aufsichtsrat hat im Jahre 2016 die ihm nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegenden Aufgaben wahrgenommen. Der Aufsichtsrat hat den Vorstand überwacht und beraten. Er war rechtzeitig und unmittelbar in alle Entscheidungen eingebunden, die für die Gesellschaft von grundlegender Bedeutung waren. Der Vorstand hat den Aufsichtsrat regelmäßig in schriftlicher und mündlicher Form über die Unternehmensentwicklung sowie über wichtige Geschäftsvorfälle und die damit verbundenen Chancen und Risiken informiert. Außerdem hat der Vorstand dem Aufsichtsrat die Strategie der Schaeffler Gruppe im Detail vorgestellt und mit ihm diskutiert. Der Aufsichtsrat wurde vom Vorstand fortlaufend detailliert über die Umsatz- und Ergebnisentwicklung des Konzerns und der Sparten sowie über die Finanzlage unterrichtet. Daneben wurden Fragen der kurz- und langfristigen Planung sowie Fragen zu Compliance und Risikomanagement erörtert. Der Aufsichtsrat hat sich außerdem mit der Entwicklung an den Kapitalmärkten und der Entwicklung des Kurses der Schaeffler-Vorzugsaktie befasst.

Die Aufsichtsratsmitglieder standen dem Vorstand auch außerhalb von Sitzungen beratend zur Verfügung. Der Aufsichtsratsvorsitzende stand in regelmäßigem engem Kontakt mit dem Vorstand und insbesondere mit dem Vorsitzenden des Vorstands und hat sich über alle aktuellen Fragen und Entwicklungen laufend berichten lassen.

Zusammensetzung des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse

Die Zusammensetzung des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse blieb in 2016 unverändert. Es sind folgende Ausschüsse gebildet:

  • Vermittlungsausschuss nach § 27 Abs. 3 Mitbestimmungsgesetz:
    Georg F.W. Schaeffler (Vorsitzender), Norbert Lenhard, Maria-Elisabeth Schaeffler-Thumann und Jürgen Wechsler
  • Präsidialausschuss:
    Georg F.W. Schaeffler (Vorsitzender), Norbert Lenhard,Barbara Resch, Maria-Elisabeth Schaeffler-Thumann, Jürgen Wechsler und Prof. KR Ing. Siegfried Wolf
  • Prüfungsausschuss:
    Dr. Siegfried Luther (Vorsitzender), Dr. Reinold Mittag,Georg F.W. Schaeffler, Robin Stalker, Salvatore Vicari und Jürgen Worrich
  • Nominierungsausschuss:
    Georg F.W. Schaeffler (Vorsitzender), Dr. Holger Engelmann, Prof. Dr. Bernd Gottschalk und Maria-Elisabeth Schaeffler-Thumann

Der Aufsichtsrat ist unverändert der Ansicht, dass ihm unabhängige Mitglieder (im Sinne des Deutschen Corporate Governance Kodex) in ausreichender Anzahl angehören.

Interessenkonflikte von Aufsichtsrats- oder Vorstandsmitgliedern sind im Berichtsjahr nicht aufgetreten.

Bestellung von Vorstandsmitgliedern

Der Vorstand der Gesellschaft besteht aus Klaus Rosenfeld (Vorsitzender), Prof. Dr.-Ing. Peter Gutzmer (stellvertretender Vorsitzender), Dr. Ulrich Hauck, Oliver Jung, Prof. Dr. Peter Pleus, Corinna Schittenhelm, Dr. Stefan Spindler und Matthias Zink (seit 01. Januar 2017). Herr Matthias Zink wurde am 11. März 2016 mit Wirkung von 01. Januar 2017 an für eine Amtszeit von 3 Jahren als weiteres Vorstandsmitglied bestellt. Gleichzeitig wurde Herr Prof. Dr. Peter Pleus ab dem 1. Januar 2017 für eine weitere Amtszeit von 2 Jahren wiederbestellt. Herr Norbert Indlekofer schied auf eigenen Wunsch zum 31. Dezember 2016 aus dem Vorstand aus. Das Unternehmen und der Aufsichtsrat danken Herrn Indlekofer für seine langjährige erfolgreiche Arbeit und wünschen alles Gute für den Ruhestand.

Gemäß Geschäftsordnung des Vorstands ist Klaus Rosenfeld für die CEO Funktionen, Prof. Dr.-Ing. Peter Gutzmer für den Bereich Technologie, Dr. Ulrich Hauck für den Bereich Finanzen, Prof.  Dr.  Peter Pleus und Matthias Zink für den Bereich Automotive, Dr. Stefan Spindler für den Bereich Industrie, Oliver Jung für Produktion, Logistik und Einkauf sowie Corinna Schittenhelm als Arbeitsdirektorin für den Bereich Personal zuständig.

Schwerpunkte der Tätigkeit

Der Aufsichtsrat kam im Berichtsjahr zu vier ordentlichen Sitzungen, einer Strategiesitzung und zwei außerordentlichen Sitzungen in Form von Telefonkonferenzen zusammen. Daneben gab es einen schriftlichen Umlaufbeschluss. Alle Mitglieder des Aufsichtsrats haben in 2016 an mehr als der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats teilgenommen. Dasselbe gilt auch für die Teilnahme von Aufsichtsratsmitgliedern an Ausschusssitzungen.

In der außerordentlichen telefonischen Sitzung am 17. Februar 2016 wurden die Zielerreichung bei der Vorstandsvergütung erörtert und über ein gerichtliches Schadensersatzverfahren gegen ehemalige Vorstände berichtet.

In der ersten ordentlichen Sitzung des Aufsichtsrats am 11. März 2016 wurden Herr Zink zum Vorstand bestellt und Herr Prof. Pleus als Vorstand wiederbestellt sowie weitere Personalfragen behandelt. Zudem hat sich der Aufsichtsrat mit der Geschäftsentwicklung der Schaeffler Gruppe sowie mit dem Jahresabschluss und dem Konzernabschluss der Schaeffler Gruppe 2015 befasst. Außerdem wurden der Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung, die Vorschläge des Aufsichtsrats zu Gegenständen der Tagesordnung der Hauptversammlung sowie eine Anpassung der Entsprechenserklärung nach § 161 AktG verabschiedet.

In der zweiten ordentlichen Sitzung des Aufsichtsrats am 11. Mai 2016 wurden Personalfragen sowie die Geschäftsentwicklung der Schaeffler Gruppe und das Ergebnis des 1. Quartals 2016 behandelt. Außerdem gab es einen Vortrag über Intellectual Property.

In der außerordentlichen Telefonkonferenz des Aufsichtsrats am 08. Juli 2016 wurden Finanzierungsmaßnahmen besprochen, welche anschließend mit schriftlichem Umlaufbeschluss vom 15. Juli 2016 genehmigt wurden.

In der dritten ordentlichen Sitzung des Aufsichtsrats am 06. Oktober 2016 wurde über die aktuelle Geschäftsentwicklung sowie das Ergebnis für das erste Halbjahr 2016 berichtet.

Im Anschluss an die dritte ordentliche Sitzung des Aufsichtsrats fand eine Sitzung statt, in der die künftige Strategie der Schaeffler Gruppe umfassend präsentiert wurde. Der Aufsichtsrat diskutierte die einzelnen Aspekte der Strategie mit dem Vorstand. Der Vorstand hat die Anregungen des Aufsichtsrats in seine Strategieüberlegungen mit aufgenommen.

In der vierten ordentlichen Sitzung des Aufsichtsrats am 16. Dezember 2016 wurde eine Anpassung der Dienstverträge der Spartenvorstände beschlossen und es wurden die Zielwerte 2017 für die Vorstandsboni festgelegt. Außerdem wurde die Erklärung zum Corporate Governance Kodex (§ 161 AktG) verabschiedet, die Geschäftsentwicklung der Schaeffler Gruppe sowie das Ergebnis des 3. Quartals 2016 erörtert. Der Aufsichtsrat genehmigte in dieser Sitzung auch das Budget 2017 und die Mehrjahresplanung 2017 bis 2021 (einschließlich der Investitionsplanung).

Der Aufsichtsrat hat im Oktober und November 2016 eine interne Effizienzprüfung seiner Arbeit durchgeführt. Die Prüfung führte zu dem Ergebnis, dass der Aufsichtsrat seine Aufgaben effizient erfüllt. Bei einigen ausgewählten Themen sieht der Aufsichtsrat die Möglichkeit zur weiteren Professionalisierung und Entwicklung.

Der Präsidialausschuss des Aufsichtsrats kam in 2016 zu vier ordentlichen und vier außerordentlichen telefonischen Sitzungen zusammen. Außerdem gab es einen schriftlichen Umlaufbeschluss. Bei den ordentlichen Sitzungen ging es um die Vorbereitung von Personalentscheidungen des Aufsichtsrats sowie die Vorbereitung der Sitzungen des Aufsichtsrats. Mit schriftlichem Umlaufbeschluss vom 01. September 2016 wurde die Nebentätigkeit eines Vorstandsmitglieds genehmigt.

In den außerordentlichen telefonischen Sitzungen am 08. und 12. Januar 2016 sowie am 04. November 2016 wurden Schadensersatzklagen gegen ehemalige Vorstände behandelt. In der außerordentlichen telefonischen Sitzung des Präsidiums am 7. Dezember 2016 wurden zwei M&A-Projekte sowie Personalangelegenheiten behandelt.

Der Prüfungsausschuss kam im Berichtsjahr zu vier ordentlichen Sitzungen zusammen. Dabei hat sich der Prüfungsausschuss mit dem Jahres- und Konzernabschluss der Schaeffler Gruppe 2015 und den Zwischenberichten zum 31. März 2016, 30. Juni 2016 und zum 30. September 2016 befasst. Daneben wurde regelmäßig in den Sitzungen über die Themen Compliance, Interne Revision, Risikomanagement und das Interne Kontrollsystem berichtet. Außerdem hat sich der Prüfungsausschuss mit Working Capital Management, Fragen aus dem internationalen Steuerrecht und der Erbringung von Nicht-Prüfungsleistungen durch den Abschlussprüfer befasst. Der Prüfungsausschuss hat der Hauptversammlung 2016 die KPMG AG zur Bestellung als Abschlussprüfer, Konzernabschlussprüfer und als Prüfer für die prüferische Durchsicht von unterjährigen Abschlüssen und Finanzinformationen empfohlen. Außerdem hat der Prüfungsausschuss der KPMG AG den Prüfungsauftrag erteilt und die Prüfungsschwerpunkte festgelegt.

Der Nominierungsausschuss und der Vermittlungsausschuss haben in 2016 nicht getagt.

Jahresabschluss und Konzernabschluss 2016

Der vom Vorstand nach den handelsrechtlichen Vorschriften aufgestellte Jahresabschluss sowie der zusammengefasste Lagebericht zum 31. Dezember 2016 wurden unter Einbeziehung der Buchführung und des rechnungslegungsbezogenen Internen Kontrollsystems sowie des Risikofrüherkennungssystems von KPMG geprüft.

Zudem hat KPMG den Bericht des Vorstands über Beziehungen zu verbundenen Unternehmen nach § 312 Aktiengesetz („Abhängigkeitsbericht“) geprüft. Der Bericht betrifft den Zeitraum vom 01. Januar 2016 bis zum 31. Dezember 2016.

Der Konzernabschluss der Schaeffler AG zum 31. Dezember 2016 wurde nach den International Financial Reporting Standards (IFRS), wie sie in der Europäischen Union anzuwenden sind, und den ergänzend nach § 315a Abs. 1 Handelsgesetzbuch anzuwendenden handelsrechtlichen Vorschriften aufgestellt. KPMG hat auch den Konzernabschluss geprüft.

Der Abschlussprüfer hat für den Jahresabschluss und den Konzernabschluss uneingeschränkte Bestätigungsvermerke erteilt. Er hat außerdem festgestellt, dass der Vorstand zur Risikofrüherkennung die nach § 91 Abs. 2 Aktiengesetz geforderten Maßnahmen getroffen hat und das Risikofrüherkennungssystem grundsätzlich geeignet ist, Entwicklungen, die den Fortbestands des Unternehmens gefährden, frühzeitig zu erkennen.

Zum Abhängigkeitsbericht hat KPMG den folgenden uneingeschränkten Bestätigungsvermerk gemäß § 313 Abs. 3 AktG erteilt:

„Nach unserer pflichtmäßigen Prüfung und Beurteilung bestätigen wir, dass die tatsächlichen Angaben des Berichts richtig sind, bei den im Bericht aufgeführten Rechtsgeschäften die Leistung der Gesellschaft nicht unangemessen hoch war und bei den im Bericht aufgeführten Maßnahmen keine Umstände für eine wesentlich andere Beurteilung als die durch den Vorstand sprechen.“

Die Jahresabschlussunterlagen, der Abhängigkeitsbericht und die Prüfungsberichte wurden am 02. März 2017 im Prüfungsausschuss mit dem Vorstand und dem Abschlussprüfer erörtert. Der Prüfungsausschuss hat die Ergebnisentwicklung für das Geschäftsjahr 2016, die Vermögens- und Finanzlage zum Bilanzstichtag und insbesondere die Risikovorsorge kritisch hinterfragt. Außerdem wurden die Jahresabschlussunterlagen, der Abhängigkeitsbericht und die Prüfungsberichte in der Bilanzsitzung des Aufsichtsrats am 03. März 2017 behandelt. Die erforderlichen Unterlagen waren rechtzeitig vor diesen Sitzungen an alle Mitglieder des Prüfungsausschusses bzw. des Aufsichtsrats verteilt worden, sodass ausreichend Gelegenheit zu ihrer Prüfung bestand. Bei den Beratungen war der Abschlussprüfer anwesend. Er berichtete über die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung und stand dem Prüfungsausschuss und dem Aufsichtsrat für ergänzende Auskünfte zur Verfügung. Der Aufsichtsrat hat sich auf Basis eigener Prüfungen des Jahresabschlusses, des Abhängigkeitsberichts (einschließlich der Schlusserklärung des Vorstands) und des Konzernabschlusses nebst zusammengefasstem Lagebericht sowie auf Basis der Empfehlungen des Prüfungsausschusses dem Ergebnis der Prüfungen durch den Abschlussprüfer angeschlossen. Einwendungen, insbesondere auch gegen die Schlusserklärung des Vorstands zum Abhängigkeitsbericht, waren nicht zu erheben. Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt.

Der Aufsichtsrat hat den Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns geprüft und wird der Hauptversammlung gemeinsam mit dem Vorstand für 2016 die Zahlung einer Dividende in Höhe von 0,49 EUR je Stammaktie und in Höhe von 0,50 EUR je Vorzugsaktie vorschlagen.

Im Namen des Aufsichtsrats danke ich den Mitgliedern des Vorstands, den Führungskräften sowie allen anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Schaeffler AG und der Konzerngesellschaften für ihren tatkräftigen Einsatz und die konstruktive Zusammenarbeit in einem wiederum herausfordernden Geschäftsjahr.

Für den Aufsichtsrat

Georg F. W. Schaeffler
Vorsitzender
Herzogenaurach, den 03. März 2017

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